Entrevistamos a Antonio María Pino, Director General de Refractaris, una importante compañía de ingeniería ubicado en Córdoba.
Puedes ver aquí la entrevista completa.
– ¿Qué es Refractaris?
Refractaris es una ingeniería dedicada al mundo de la alta temperatura. Como ingeniería que somos nuestra misión la tenemos dentro y fuera del país, sobre todo fuera de nuestro país.
Nos dedicamos al mundo de la alta temperatura y tenemos personal desplazado por medio mundo. Esto hace que una herramienta como Exact Synergy para nosotros sea interesante, dado que la comunicación interna dentro de la compañía es tremendamente fundamental.
-¿Por qué decidisteis apostar por Exact Synergy y en qué os ha ayudado a mejorar?
Exact Synergy para nosotros es una herramienta muy integral porque no solamente es un gestor documental como tal. A nosotros nos ayuda en la gestión diaria de todos los proyectos. Desde el comienzo, desde la base del proyecto hasta la finalización del mismo. Nos permite una comunicación muy fluida entre el personal. Nosotros tenemos un lema: ‘No lo diga, escríbalo’. Sobre todo, porque la comunicación es vital y el saber qué decimos cada cual y acordarnos de lo que hemos dicho es casi imposible. Entonces, los flujos que esta herramienta nos permite son fundamentales para saber en cada momento qué estamos haciendo, tener toda la documentación que generamos ordenada y la capacidad que nos da la herramienta para tener acceso a esa documentación. La capacidad que nos da para asignar roles que limiten los accesos. Hay personas con acceso a documentación y otras que no pueden ver cierta información. Todo este tipo de orden es el que nos permite esta herramienta.
También es verdad que dentro de toda la amalgama de documentación que manejamos también está la documentación externa, y esa documentación externa también necesita un orden. Todo esto, lo confluye Exact Synergy. Al final tenemos nuestro gran explorador sintetizado en Exact Synergy. Es una herramienta que nos permite tener todo recopilado y todos sabemos dónde podemos acudir a por la información.
-Y, con esta situación excepcional que todavía estamos viviendo, que nos ha obligado a trabajar de una manera diferente, a asumir el teletrabajo ¿cómo os habéis adaptado?
En nuestras oficinas centrales trabajamos ingenieros, personal de otra índole, la parte económica y burocrática de la compañía, somos unas 25 personas. Hasta que llega el Covid todos trabajamos en las oficinas y nuestra herramienta es Exact Synergy. También tenemos personal fuera de las oficinas, personal de montaje, instalación, comercial… Trabajamos juntos y empleábamos esta herramienta. Al final nosotros no hemo sentido cambio alguno desde que comienza este problema. Empezamos el teletrabajo, para el cual ya teníamos previsto un protocolo para de inmediato adaptarnos, con lo cual fue bastante sencillo. Y seguir usando Exact Synergy para nosotros no hemos tenido que hacer absolutamente nada. Estamos haciendo cada uno exactamente lo mismo que hacíamos, pero cada uno en su casa. De alguna manera, no hemos sentido este cambio. Esta digitalización nosotros la teníamos organizada previamente. La herramienta, como estábamos habituados a ella, ha sido tremendamente fácil continuar la labor desde casa.
– ¿Qué procesos han sido fundamentales para poder continuar con la actividad y qué papel ha jugado Exact Synergy en ellos?
La ventaja que Exact Synergy nos aporta es una herramienta organizativa dentro de la compañía. Nosotros disponemos de un ERP, el arma que nos lleva el control, pero Synergy, al final, Synergy es la principal herramienta que empleamos. Porque todo lo que va a nuestro ERP previamente pasa por Synergy. En definitiva, la conjución de ambas herramientas no nos ha hecho tener que cambiar nada. Estamos exactamente en la misma situación que estábamos en las oficinas. La ventaja principal es la comunicación entre todos. Y esta, la mantenemos del mismo modo. A través de los flujos de trabajo y el control de los proyectos en tiempo real, que para nosotros es fundamental. Porque toda la información que se introduce en Exact Synergy nos va aportando información continuada en tiempo real.
-De cara al futuro, ¿cómo veis la evolución de Exact Synergy dentro de la compañía para responder a vuestra estrategia de futuro de reforzar el teletrabajo?
Como todos los humanos, el pensar hace tres meses entrar en una modificación de nuestra forma de trabajar diaria, dentro de unas oficinas todos juntos, pensar que íbamos a hacer algo distinto, como empezar a aplicar el teletrabajo era impensable. Nadie se planteaba vamos a intentar hacer algo distinto. La situación nos ha llevado a tener que hacerlo, a adaptarnos de inmediato. Bueno, pues hemos descubierto que nos es tan malo, que es fácil, que estamos ayudando a personas. Nuestro equipo de trabajo es joven, hay papás muy recientes. Las madres y los padres trabajan, por lo que el teletrabajo está ayudando bastante a la conciliación. Yo creo que el teletrabajo se impone y se va a imponer. Desde luego, en nuestra compañía se va a imponer en un 70-80% del tiempo. No de continuo ni al 100% de la actividad, porque creemos que el lado humano es importante. Este año 2020 continuaremos seguro con el teletrabajo y seguiremos en esta línea. Creemos que puede ser una alternativa importante.
Las compañías, si están preparadas digitalmente, no tienen por qué tener ningún problema a la hora de ejercer la actividad diaria.
-¿Habéis tenido que realizar grandes inversiones en equipos o conexiones para facilitar a los empleados trabajar desde casa?
Hay personas que tienen en casa la posibilidad de tener un sistema informático mínimo para poder trabajar, pero hay personas a las que hemos tenido que dotar de la instalación adecuada para poder trabajar. Pero con las herramientas actuales con las que trabajamos, con los programas de diseño actuales con los que trabajamos, tenemos la posibilidad perfecta para poder trabajar desde casa. El equipo de diseño trabaja conjuntamente con las herramientas actuales. Trabajamos con Office 365, con la que existe una integración total entre Exact Synergy y el paquete e Office. En general, no hemos necesitado hacer una gran inversión a nivel personal en casa de cada empleado para poder manejar las herramientas que actualmente tenemos. Puede parecer tremendamente complejo y es todo lo contrario. Es muy sencillo y en menos de una semana estábamos operando del mismo modo que hacíamos en las oficinas.
-¿Quién gestiona la herramienta? ¿Alguien dentro de la compañía o un administrador externo?
En el caso de Refractaris tenemos un administrador interno en paralelo con nuestro partner de la solución, que nos aporta un asesoramiento continuado. Pero sí es cierto que nosotros nos autoadministramos por completo la herramienta. Digamos que Afinsoftware para nosotros lo empleamos como necesidad. Pensad que Exact Synergy es un gran libro en blanco. Un libro en el que podemos escribir todo lo que pensamos que puede ayudarnos. Qué gestión pienso que puedo tener interesante en mi compañía. Qué podríamos hacer, vía flujos de trabajo, en el que podamos pedirle a la herramienta que nos gestione toda la información que tiene para reportarnos a su vez más información.
-Tenéis Exact Synergy integrado con el ERP. ¿Qué funcionalidades le proporciona que no lo haya podido proporcionar su ERP?
No es justamente que Exact Synergy haga algo que el ERP no haga. El ERP habitualmente suele estar gestionado por personal especializado dentro de la oficina. Por ejemplo, nosotros tenemos personal en obra que está ejecutando proyectos, y dentro de la amalgama de proyectos que realizamos, tenemos una gestión de horas de personal, de trabajos, una gestión de materiales consumidos en obra, una gestión de almacenes en obra, almacenes propios dentro de nuestras instalaciones. Todo eso está gestionado por los responsables de cada departamento. Estas personas habitualmente no suelen tener acceso al ERP. Por lo tanto, Exact Synergy actúa de forma que todos nuestros empleados trabajen aportando información al sistema. Y parte de esa información necesaria para el ERP, evitamos que terceras personas tengan que realizar ese trabajo. Imaginaos por un momento albaranes de entrada de material que tienen que ser gestionados o facturas que se tienen que pagar. Todo esto, el personal directo de obra lo va introduciendo en Exact Synergy y la parte que nos interesa la llevamos directamente al ERP para los controles: pedidos, albaranes… De manera que las personas que gestionan el ERP, toda esa parte la tienen ya resulta.
Desde Recursos Humanos, se gestionan las nóminas del personal. Estas nóminas, una vez que están gestionadas desde RRHH, se pasan todas a Synergy como control y, a la parte de contabilidad, van directas desde Synergy sin tener que gestionar el personal de RRHH ni el personal de contabilidad todo esto, porque automáticamente pasan al ERP, quedando contabilizadas en sus grupos. Es una parte importante de trabajo que evitamos que terceras personas tengan que participar.
