Controlar los gastos asociados a cada proyecto es fundamental para optimizar al máximo nuestros recursos, asegurarnos de que las ofertas que estamos lanzando son las adecuadas y que estamos sacando el máximo rendimiento a nuestro personal. Lograr ese control y seguimiento de manera manual, con archivos Excel o programas específicos que no están conectados con el resto de procesos de la compañía, convierten esa labor en casi imposible. Exact Synergy se va a convertir en nuestro mejor aliado a la hora de facilitar a nuestro equipo el registro de su dedicación dentro de cada proyecto y llevar un control de los gastos asociados, brindando a la dirección la posibilidad de llevar un seguimiento de resultados en tiempo real.
Control de Proyectos
Consulta la dedicación y las desviaciones en tiempo real
Ficha de Proyecto
El sistema puede generar automáticamente los proyectos desde una oportunidad de venta. Una vez creado el proyecto, podremos acceder a toda la información relacionada con el mismo: tipología, miembros, fechas, estatus, contratos, facturas, notas de gasto, flujos de trabajo...
Planificación
Creación de los diferentes hitos dentro del proyecto. Cada proyecto tendrá su cronograma, definiendo fechas de inicio y fin y controlando en tiempo real la evolución de cada entregable, además de las desviaciones en tiempo y gastos estimados.
Matriz de Habilidades
En la ficha de cada empleado tendremos registradas sus habilidades, de manera que a la hora de seleccionar los miembros de un proyecto nos aseguraremos que estamos seleccionando el recurso adecuado, tanto por habilidades como por disponibilidad en base a su horario y participación en otros proyectos.
Imputación de Horas y Gastos
Cada recurso imputa los tiempos y gastos dedicados al proyecto, bien desde el PC o desde la APP móvil, fundamental para empresas de servicios o con trabajadores de campo. La dirección puede visualizar desde una misma pantalla la implicación de todos los recursos y tener así una visión de la planificación a futuro.
Facturación
Una vez aprobadas las horas y gastos imputados por cada miembro del proyecto, es posible lanzar automáticamente un nuevo flujo de trabajo al departamento de administración para generar la orden de facturación.
Otros Procesos
En torno a un proyecto existen otros procesos que influyen en su gestión, como los documentos relacionados (partes de trabajo, notas de gasto, certificaciones...) y los flujos de trabajo, es decir, los workflows relacionados con la marcha de cada proyecto.
Microsoft Office Integration
Exact Synergy está totalmente integrado con Microsoft Office. Puedes guardar emails desde Outlook, y buscar y crear documentos en Exact Synergy desde las aplicaciones propias de Microsoft. Gracias a una barra de herramientas especial en Word, Excel y PowerPoint, acceder a las funciones básicas de Exact Synergy es muy sencillo.
Firma Electrónica
Plataforma de firma electrónica y valor jurídico, que además permite contar con todo el control y la gestión del proceso de firma gracias a la potencia que nos da la gestión documental de la herramienta. Vamos a darle a las empresas un control sobre la trazabilidad de los documentos dentro de su organización.
Trabaja solo con una aplicación
Con Exact Synergy tienes una visión completa de los proyectos, desde la venta hasta la facturación
Los proyectos no pueden ser entidades independientes dentro de una compañía. Con Exact Synergy es posible crear el flujo de trabajo completo desde que tenemos un nuevo lead hasta que facturamos el primer proyecto, todo queda perfectamente registrado y automatizado. La principal ventaja es que todo el personal trabaja con la misma herramienta y consultan la misma información, desde los comerciales que registran el presupuesto y los documentos de pedido, los jefes de departamento que planifican el proyecto, los operarios que imputan dedicación y gastos y el departamento de administración que recibe la propuesta de factura.
Lleva tu negocio al siguiente nivel
Los proyectos son el corazón de tu empresa y deberías contar con la mejor herramienta para llevar un control perfecto de los mismos, que te permita hacer análisis de los mismos para tomar decisiones que te permitan mejorar en el futuro.