Una digitalización de la gestión documental ayuda a las compañías a ordenar todos sus archivos, relacionándolos con personas, clientes o proyectos, además de facilitar el acceso a todos los empleados a través de pocos clics. No importa si algún empleado ya no está en la empresa, los documentos están centralizados, siempre accesibles y actualizados. Además, con Exact Synergy es posible crear flujos de trabajo para cada documento, de manera que quede registrado quién lo crea, quién lo consulta y quién y cuándo se modifica.
Archivo Digital
Olvídate del papel y empieza a optimizar la información de tu compañía
Acceso en Segundos
Deja de navegar entre carpetas de papeles cada vez que necesitas recuperar un documento. Centraliza todos los documentos en un único sistema y accede a ellos en sólo unos clics. Al tratarse de una aplicación WEB, es posible conectarse en cualquier lugar desde cualquier dispositivo.
Archivado Inteligente
Cada documento está archivado dentro de una tipología, relacionado con un cliente o proveedor, con un empleado o con un proyecto. Puedes consultar todos los documentos relacionados a una entidad dentro del sistema y navegar entre ellos fácilmente.
Plantillas
Crea tantas plantillas como necesites y genera los documentos con un solo clic: presupuestos, contratos, actas de reuniones, pedidos, partes de trabajo... Y envíalos desde la propia herramienta al email de la persona o personas seleccionadas. Todo sin salir de Exact Synergy y en sólo unos segundos.
Microsoft Office Integration
Exact Synergy está totalmente integrado con Microsoft Office. Puedes guardar emails desde Outlook, y buscar y crear documentos en Exact Synergy desde las aplicaciones propias de Microsoft. Gracias a una barra de herramientas especial en Word, Excel y PowerPoint, acceder a las funciones básicas de Exact Synergy es muy sencillo.
Firma Electrónica
Firma los documentos de forma digital y archívalos en Exact Synergy automáticamente
Exact Synergy tiene integrado un sistema de firma electrónica totalmente digital y con total validez jurídica. Con el Sistema de Gestión Documental podrás hacer un completo seguimiento de la pre firma y post firma. Desde generar el archivo con el sistema de plantillas, crear el flujo de trabajo adecuado seleccionando la persona o personas que deben revisar el mismo, hasta su recepción ya firmado, finalizando con su archivado según tipología y cuenta asociada. Sabiendo además en cada momento, quién y cuándo ha gestionado o firmado el documento. Ideal para inmobiliarias, logística, recursos humanos, atención al público en desplazamientos, empleados en remoto, centros sanitarios…
Digitalizar tus documentos es muy sencillo
Decídete por un sistema que te permita generar de manera autónoma tantas tipologías de documentos como necesites y generar los flujos de trabajo específicos para cada archivo. Ahorra costes liberando a los empleados de trabajo burocrático propio de generar, enviar y archivar toda la documentación.