Si basas tu gestión en hojas de cálculo, ¡tienes un problema y no lo sabes!
La mayoría de empresas cuentan con una ingente cantidad de documentos excel para registrar todo tipo de datos y llevar la gestión de cualquier proceso, ya sea seguimiento de facturas, control de almacenes, información de empleados… Cada departamento tiene sus propias hojas excel que estructuran y diseñan «a su gusto», que están guardadas sin ninguna seguridad en equipos o carpetas compartidas y que no tienen ningún tipo de control. En algunos casos, esas hojas de cálculo tienen un único propietario y cada vez que es necesario conocer algún dato o el estado de alguna tarea, hay que solicitar la información, y por supuesto esperar a que la persona responsable de ese excel «tenga tiempo» para reportarnos la misma.
Si el documento excel es compartido, tampoco tenemos la seguridad de que estemos trabajando sobre la última versión y, por lo tanto, grabando o consultando sobre datos reales. Sin contar con los lógicos errores humanos cuando introducimos datos manualmente.
Estos son algunos de los principales problemas que tienen las empresas que basan su gestión en excel departamentales:
Datos erróneos:
Al introducir datos manualmente es normal cometer errores que después afecten al resto de informacíon. Y ya tenemos el problema montado…
¿Y el protocolo?
Con excel registramos procesos informales, sin protocolo, al gusto del creador del archivo.
Seguridad
La información clave de la empresa no debe estar en un excel, sin niveles de seguridad y sin limitaciones por usuario.
Mantenimiento
Cuando el empleado que ha realizado la hoja de excel durante años abandona la empresa, ¿quién se hace responsable de la misma? ¿Quién la entiende?
Experiencia de uso
¡Una hoja de excel no es más que una tabla de datos!
Poco operativa
No puedes automatizar procesos o notificar otras tareas en base a los datos introducidos.
Colaboración
Limita la colaboración entre empleados. Los excel compartidos no son fiables y no sabes si realmente estás trabajando sobre la última versión y sobre información en tiempo real.
Coste
Aunque pueda parecer más económico que la implantación de un software de gestión, ¿has calculado cuántas horas pierdes en tareas mecánicas que no aportan ningún valor a la empresa?
En definitiva, tenemos que tener muy claro que los datos que corren por nuestra empresa son de la propia empresa y no de los empleados. Por eso tienen que estar protocolarizados y accesibles para las personas pertinentes en el momento adecuado. No debe importar quién se vaya de la empresa, los datos siempre tienen que estar accesibles y deben ser introducidos de la misma manera por todo el personal. Para ello, es imprescinble la implantación de un software de gestión, que a la larga se convierta en una herramienta indispensable en el día a día de todos los departamentos.
